Mehrfamilienhaus geerbt oder gekauft: Was Eigentümer jetzt beachten sollten

Gerade in den ersten Wochen müssen deshalb zahlreiche Unterlagen geprüft und Zuständigkeiten neu geregelt werden. Eine strukturierte Bestandsaufnahme schafft Klarheit und verhindert, dass Mietzahlungen, Fristen oder notwendige Reparaturen übersehen werden.

Bestehende Mietverträge laufen weiter

Beim Kauf eines vermieteten Mehrfamilienhauses bleiben die bestehenden Mietverhältnisse grundsätzlich bestehen. Der Erwerber tritt mit dem Eigentumsübergang in die Rechte und Pflichten des bisherigen Vermieters ein. Der Grundsatz lautet: „Kauf bricht nicht Miete." Das bedeutet unter anderem:

• Die Mietverträge gelten unverändert weiter.
• Die Miete kann nicht allein wegen des Eigentümerwechsels erhöht werden.
• Bestehende Kündigungsfristen und Vereinbarungen bleiben wirksam.
• Der neue Eigentümer übernimmt die laufenden Vermieterpflichten.
• Schriftliche Nachträge und Nebenvereinbarungen müssen berücksichtigt werden.

Bei einer Erbschaft geht das Vermögen des Verstorbenen als Ganzes auf den oder die Erben über. Dazu gehören grundsätzlich auch die bestehenden Rechte und Pflichten aus den Mietverhältnissen.

Alle Mietverhältnisse vollständig erfassen

Zu Beginn sollte für jede Wohn- und Gewerbeeinheit eine vollständige Mieterakte angelegt oder übernommen werden. Benötigt werden insbesondere:

• Mietvertrag und sämtliche Nachträge
• Name und Kontaktdaten der Mieter
• vereinbarte Nettokaltmiete
• Betriebskostenvorauszahlung oder -pauschale
• Zahlungsweise und Fälligkeit
• Mietbeginn
• vereinbarte Staffel- oder Indexmiete
• Kautionshöhe und Anlageform
• Übergabeprotokolle
• bestehende Genehmigungen und Sondervereinbarungen
• offene Abmahnungen oder Kündigungen

Auch mündliche Absprachen sollten soweit möglich geklärt werden. Gerade bei lange bestehenden Mietverhältnissen stimmen die tatsächlich gezahlten Beträge nicht immer eindeutig mit dem ursprünglichen Mietvertrag überein.

Mieteingänge und offene Forderungen prüfen

Der neue Eigentümer benötigt eine vollständige Übersicht über die bisherigen Mietzahlungen. Für jede Einheit sollte geprüft werden:

• Wie hoch ist die aktuell geschuldete Miete?
• Wurden alle Zahlungen vollständig geleistet?
• Bestehen Mietrückstände?
• Gibt es offene Betriebskostennachzahlungen?
• Wurden Ratenzahlungen vereinbart?
• Werden Zahlungen durch Jobcenter oder andere Stellen geleistet?
• Bestehen Mietminderungen oder Zurückbehaltungen?

Offene Forderungen müssen eindeutig einem Zeitraum und einem Anspruch zugeordnet werden. Beim Kauf sollte außerdem geklärt sein, wem Forderungen aus der Zeit vor dem Eigentumsübergang zustehen und wer sie weiterverfolgt.

Mieter über den Eigentümerwechsel informieren

Die Mieter sollten schriftlich über den Eigentümerwechsel und die zukünftigen Ansprechpartner informiert werden. Die Mitteilung sollte insbesondere enthalten:

• Name und Anschrift des neuen Eigentümers
• Kontaktdaten der Hausverwaltung
• Zeitpunkt des Eigentümerwechsels
• neue Bankverbindung, sofern erforderlich
• Verfahren für Schadensmeldungen
• Ansprechpartner für laufende Vorgänge

Eine Änderung der Bankverbindung sollte erst mitgeteilt werden, wenn zweifelsfrei feststeht, ab welchem Zeitpunkt die Miete an den neuen Eigentümer zu zahlen ist. Bei einer geerbten Immobilie kann zusätzlich ein geeigneter Nachweis der Erbenstellung erforderlich sein, bevor Banken, Behörden oder Vertragspartner Änderungen durchführen. Für den Grundbuchnachweis kommen insbesondere ein Erbschein, ein Europäisches Nachlasszeugnis oder unter bestimmten Voraussetzungen eine notarielle Verfügung von Todes wegen infrage.

Mietkautionen lückenlos nachweisen

Mietkautionen benötigen bei einem Eigentümerwechsel besondere Aufmerksamkeit. Beim Verkauf tritt der Erwerber grundsätzlich in die Rechte und Pflichten aus der geleisteten Mietsicherheit ein. Kann der Mieter die Kaution später nicht vom Erwerber zurückerlangen, kann unter bestimmten Voraussetzungen auch der frühere Vermieter weiterhin haften. Für jede Einheit sollte deshalb dokumentiert werden:

• vereinbarte Kautionshöhe
• tatsächlich gezahlter Betrag
• Datum der Zahlung
• Anlageform
• Kontonummer oder Kautionskonto
• bisher angefallene Erträge
• mögliche Entnahmen oder Verrechnungen
• bestehende Kautionsbürgschaften

Bei Wohnraummietverhältnissen muss eine Barkaution grundsätzlich getrennt vom eigenen Vermögen des Vermieters angelegt werden. Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Eine pauschale Erklärung, alle Kautionen seien vorhanden, reicht nicht aus. Der Nachweis sollte für jeden Mieter einzeln geführt werden.

Betriebskosten und Abrechnungsstände übernehmen

Bei einem Mehrfamilienhaus sammeln sich über das Jahr zahlreiche Rechnungen, Zählerstände und Vorauszahlungen an. Deshalb sollte frühzeitig geklärt werden:

• Welcher Abrechnungszeitraum gilt?
• Welche Abrechnung wurde zuletzt erstellt?
• Welche Vorauszahlungen leisten die Mieter?
• Sind alle Rechnungen des laufenden Zeitraums vorhanden?
• Welche Verteilerschlüssel gelten?
• Liegen Verbrauchswerte vollständig vor?
• Gibt es offene Einwendungen früherer Abrechnungen?
• Wer erstellt die nächste Betriebskostenabrechnung?

Über vereinbarte Vorauszahlungen muss jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Beim Kauf sollte deshalb im Kaufvertrag oder in einer gesonderten Vereinbarung eindeutig geregelt werden, wer die Abrechnung für den Übergangszeitraum erstellt und wie Nachzahlungen oder Guthaben zwischen Verkäufer und Käufer behandelt werden.

Dienstleister- und Versorgungsverträge prüfen

Mit dem Eigentumswechsel müssen auch die laufenden Verträge des Gebäudes geprüft werden. Dazu gehören beispielsweise:

• Hausmeisterservice
• Gebäudereinigung
• Gartenpflege
• Winterdienst
• Heizungswartung
• Aufzugswartung
• Mess- und Abrechnungsdienst
• Gebäudeversicherung
• Energie- und Wasserversorgung
• Müllentsorgung
• Telekommunikationsverträge
• sonstige Wartungs- und Dienstleistungsverträge

Dabei ist zu klären:

• Geht der Vertrag automatisch über?
• Muss ein neuer Vertrag abgeschlossen werden?
• Welche Kündigungsfristen gelten?
• Sind Leistungen und Preise weiterhin angemessen?
• Bestehen offene Rechnungen?
• Welche Vollmachten und Ansprechpartner müssen geändert werden?

Verträge sollten nicht vorschnell gekündigt werden. Ein fehlender Winterdienst, Versicherungsschutz oder Wartungsvertrag kann erhebliche Risiken verursachen.

Gebäudezustand gründlich aufnehmen

Vor oder unmittelbar nach der Übernahme sollte eine ausführliche Objektbesichtigung stattfinden. Kontrolliert werden sollten insbesondere:

• Dach und Fassade, soweit einsehbar
• Treppenhäuser und Gemeinschaftsflächen
• Keller und Dachboden
• Heizungs- und Technikräume
• Leitungen und sichtbare Installationen
• Fenster und Außentüren
• Balkone
• Außenanlagen und Gehwege
• Müllplätze
• Stellplätze und Garagen
• leer stehende Wohnungen

Festgestellte Mängel sollten fotografisch dokumentiert und nach Dringlichkeit eingeordnet werden. Dabei sollte zwischen folgenden Bereichen unterschieden werden:

• akuter Handlungsbedarf
• kurzfristig notwendige Reparaturen
• mittelfristige Instandhaltung
• langfristige Modernisierung

Eine vorhandene Dokumentation des Verkäufers oder Erblassers ersetzt keine eigene Kontrolle.

Versicherungen kontrollieren

Ein Mehrfamilienhaus sollte vom Zeitpunkt der Übernahme an ausreichend versichert sein. Zu prüfen sind insbesondere:

• Wohngebäudeversicherung
• Elementarschadenversicherung
• Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht
• Gewässerschadenhaftpflicht, falls erforderlich
• bestehende Schadenfälle
• offene Versicherungsleistungen
• versicherte Gebäudewerte
• Selbstbeteiligungen
• bisherige Versicherungsnehmer

Beim Kauf sollte geklärt werden, wie der bestehende Versicherungsschutz übergeht und wann der Versicherer informiert werden muss. Bei einer Erbschaft sollten bestehende Versicherer ebenfalls zeitnah über den Eigentümerwechsel informiert werden.

Bestehende Schäden und Rechtsfälle erfassen

Nicht alle Probleme sind auf den ersten Blick erkennbar. Deshalb sollte eine Übersicht aller offenen Vorgänge erstellt werden. Dazu können gehören:

• Wasserschäden
• Schimmelmeldungen
• Versicherungsschäden
• laufende Handwerkeraufträge
• Gewährleistungsansprüche
• Mietrückstände
• Mietminderungen
• Abmahnungen
• Kündigungen
• Räumungsverfahren
• Nachbarschaftskonflikte
• behördliche Auflagen
• noch nicht erledigte Wartungen

Zu jedem Vorgang sollten Bearbeitungsstand, Fristen, bisheriger Schriftverkehr und der nächste notwendige Schritt dokumentiert werden.

Miethöhen nicht vorschnell verändern

Nach dem Kauf oder der Erbschaft sollte der Eigentümer die bestehenden Miethöhen prüfen. Eine sofortige pauschale Mieterhöhung ist jedoch nicht zulässig. Vor einer Anpassung müssen unter anderem berücksichtigt werden:

• Art des Mietvertrags
• Zeitpunkt der letzten Erhöhung
• ortsübliche Vergleichsmiete
• geltende Kappungsgrenze
• vorhandene Staffel- oder Indexvereinbarungen
• Wohnungsgröße und Ausstattung
• mögliche Modernisierungen

Eine Mieterhöhung sollte für jedes Mietverhältnis einzeln geprüft und nachvollziehbar vorbereitet werden.

Wirtschaftlichkeit des Objekts neu bewerten

Neben den rechtlichen und organisatorischen Fragen sollte der neue Eigentümer eine wirtschaftliche Bestandsaufnahme durchführen. Dazu gehören:

• aktuelle Soll- und Ist-Mieten
• Mietrückstände
• Leerstand
• laufende Betriebskosten
• nicht umlagefähige Kosten
• Instandhaltungsbedarf
• Dienstleisterverträge
• Versicherungen
• geplante Investitionen
• erwartete Liquidität

Erst danach lässt sich realistisch beurteilen, welchen laufenden Ertrag das Mehrfamilienhaus erzielt und welche Investitionen erforderlich sind. Steuerliche Auswirkungen eines Kaufs oder einer Erbschaft sollten individuell mit einem Steuerberater besprochen werden.

Besonderheiten bei einer Erbengemeinschaft

Wird ein Mehrfamilienhaus von mehreren Personen gemeinsam geerbt, entsteht häufig zusätzlicher Abstimmungsbedarf. Frühzeitig sollte geklärt werden:

• Wer ist Ansprechpartner für die Mieter?
• Wer darf Zahlungen veranlassen?
• Wer unterschreibt Verträge?
• Wie werden Reparaturen beschlossen?
• Wer erhält Auskünfte der Hausverwaltung?
• Wie werden Einnahmen und Kosten verteilt?
• Soll das Objekt gehalten, geteilt oder verkauft werden?

Ohne eindeutige Zuständigkeiten können selbst alltägliche Verwaltungsentscheidungen erheblich verzögert werden. Eine Verwaltungsvollmacht und klare interne Vereinbarungen helfen, die Handlungsfähigkeit gegenüber Mietern und Dienstleistern sicherzustellen.

Wann sollte eine Hausverwaltung übernehmen?

Eine professionelle Mietverwaltung ist besonders sinnvoll, wenn:

• der neue Eigentümer nicht in der Nähe wohnt,
• Unterlagen unvollständig oder unsortiert sind,
• mehrere Mietverhältnisse übernommen werden,
• Mietrückstände bestehen,
• Reparaturen oder Sanierungen anstehen,
• eine Erbengemeinschaft beteiligt ist,
• der Eigentümer wenig Verwaltungserfahrung hat,
• die bisherige Verwaltung gewechselt werden soll,
• das Objekt wirtschaftlich neu geordnet werden muss.

Je früher die Verwaltung eingebunden wird, desto eher können Mietkonten, Fristen und offene Vorgänge geordnet übernommen werden.

Übernahme durch die Tibador Immobilien UG

Die Tibador Immobilien UG ist auf die professionelle Mietverwaltung vollständiger Mehrfamilienhäuser und zusammenhängender Immobilienbestände spezialisiert. Bei einem gekauften oder geerbten Mehrfamilienhaus unterstützen wir insbesondere bei:

• Erfassung aller Mietverhältnisse
• Übernahme und Prüfung der Mietverträge
• Einrichtung der Mietkonten
• Erfassung offener Forderungen
• Prüfung der Kautionsnachweise
• Übernahme der Betriebskostenunterlagen
• Information der Mieter und Dienstleister
• Prüfung laufender Schäden und Aufträge
• Organisation einer ersten Objektbesichtigung
• Neuordnung der Verwaltungsabläufe
• regelmäßiger Berichterstattung an den Eigentümer

WEG-Verwaltungen und die Verwaltung einzelner Eigentumswohnungen gehören nicht zu unserem Leistungsangebot.

Fazit

Ein gekauftes oder geerbtes Mehrfamilienhaus kann eine wertvolle Kapitalanlage sein. Die Übernahme verlangt jedoch weit mehr als die Änderung des Eigentümers im Grundbuch. Bestehende Mietverhältnisse, Kautionen, Abrechnungen, Verträge und Schäden müssen vollständig erfasst werden. Nur mit einer klaren Bestandsaufnahme lässt sich das Objekt wirtschaftlich und organisatorisch zuverlässig weiterführen.

Die Tibador Immobilien UG übernimmt die strukturierte Mietverwaltung vollständiger Mehrfamilienhäuser und unterstützt Eigentümer dabei, gekaufte oder geerbte Immobilienbestände geordnet zu übernehmen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Angaben ohne Gewähr; im Einzelfall kann die Rechtslage abweichen. Stand: 2026.